Thành lập công ty là một quyết định quan trọng để khởi đầu công việc kinh doanh. Ngoài việc tuân thủ đúng quy định pháp luật thì còn phải phù hợp với ý đồ kinh doanh của chủ doanh nghiệp và quan trọng hơn cả là sự phát triển ổn định công ty sau khi thành lập. Sau đây là những quy định và kinh nghiệm thực tế liên quan để quý vị tham khảo.
Bước 1. Đánh giá hiệu quả ý tưởng kinh doanh
- Ý tưởng kinh doanh hiệu quả cần phải được thể hiện cụ thể và được đo lường, đánh giá thông qua việc lập một kế hoạch kinh doanh hoặc một dự án đầu tư.
- Có kế hoạch kinh doanh hoặc dự án đầu tư còn để giải quyết các việc sau:
(1) Làm cơ sở để huy động vốn đầu tư thông qua việc thu hút người khác, nhà đầu tư khác góp vốn kinh doanh, hoặc các ngân hàng cho vay.
(2) Làm tài liệu bổ sung hồ sơ xin cấp phép thành lập trong một số trường hợp luật định.
Bước 2. Xác định điều kiện thành lập, hoạt động và trách nhiệm pháp lý liên quan
- Điều kiện thành viên
Những người sau đây không có quyền thành lập công ty, một số trường hợp cơ bản:
(1) Cán bộ, công chức, viên chức (trừ trường hợp được phép).
(2) Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng.
(3) Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước.
(4) Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự; tổ chức không có tư cách pháp nhân.
(5) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành hình phạt tù.
- Điều kiện ngành nghề
(1) Ngành nghề cấm kinh doanh
Kinh doanh các chất ma túy.
Kinh doanh các loại hóa chất, khoáng vật theo quy định.
Kinh doanh mẫu vật các loại thực vật, động vật hoang dã theo quy định.
Kinh doanh mại dâm.
Mua, bán người, mô, bộ phận cơ thể người.
Hoạt động kinh doanh liên quan đến sinh sản vô tính trên người.
(2) Ngành nghề có điều kiện
Là những ngành nghề phải đáp ứng điều kiện theo quy định (thông thường là giấy phép) thì mới được phép kinh doanh. Xem danh mục ngành, nghề kinh doanh có điều kiện tại đây
- Chọn loại hình doanh nghiệp.
(1) Trường hợp lĩnh vực kinh doanh không cần vốn lớn hoặc chỉ có 1 cá nhân làm chủ thì chọn loại hình công ty TNHH 1 thành viên (chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp) hoặc doanh nghiệp tư nhân (chịu trách nhiệm vô hạn - không theo vốn góp).
(2) Tương tự như trường hợp (1) nhưng nếu có 2 thành viên trở lên và tối đa là 50 không có nhu cầu huy động vốn trên thị trường chứng khoán thì có thể lựa chọn loại hình công ty TNHH 2 thành viên trở lên.
(3) Trường hợp lĩnh vực kinh doanh đa dạng, đòi hỏi vốn đầu tư lớn, có kế hoạch phát triển thành công ty đại chúng để huy động vốn trên thị trường chứng khoán thì lựa chọn loại hình công ty cổ phần. Loại hình giống như 2 loại hình công ty TNHH trên là phạm vi trách nhiệm chỉ giới hạn trong phạm vi vốn góp vào công ty.
- Trụ sở công ty
Trụ sở công ty không được đặt trong tòa nhà có chức năng chung cư. Tuy nhiên, nếu trong tòa nhà chung cư có phần dành riêng cho chức năng làm văn phòng thì vẫn được đăng ký làm trụ sở công ty.
- Mô hình tổ chức
Tùy từng loại hình công ty mà sẽ có mô hình tổ chức tương ứng. Quý vị có thể tham khảo tổ chức công ty theo từng loại hình doanh nghiệp tại đây hoặc nhờ Luật sư trợ giúp.
- Tên, thương hiệu công ty.
Tên công ty phải đảm bảo tính độc đáo, không trùng hoặc tương tự với tên công ty đã có trước.
Trường hợp tên công ty trùng với tên thương hiệu công ty thì nên tra cứu và đăng ký bảo hộ theo quy định về bảo hộ nhãn hiệu (hoặc thương hiệu).
Bước 3. Thông qua dự thảo điều lệ công ty
Vì sao phải có bước này. Điều lệ công ty tương tự như bản hợp đồng giữa những người góp vốn thành lập công ty, trong đó thể hiện những trách nhiệm và quyền lợi giữa những người góp vốn với nhau hoặc giữa những người góp vốn với nhà nước, khách hàng, đối tác. Nhiều vấn đề phát sinh sẽ ưu tiên áp dụng điều lệ công ty (những thỏa thuận, cam kết) sau đó mới áp dụng quy định của nhà nước. Sẽ có nhiều rủi ro tiềm ẩn trong trường hợp áp dụng các mẫu điều lệ thông thường. Lý tưởng nhất là chọn Luật sư tư vấn và soạn thảo điều lệ công ty ngay tại thời điểm chuẩn bị thành lập công ty.
Bước 3. Hoàn thiện hồ sơ
(1) Không có mẫu hồ sơ chung mà hồ sơ thành lập công ty sẽ tùy thuộc vào các điều kiện ở bước 2 trên. Nhưng thông thường có các tài liệu sau đây:
- Tờ khai đề nghị thành lập.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách người góp vốn thành lập và tài liệu chứng minh tư cách người góp vốn.
- Các tài liệu khác theo từng loại hồ sơ đặc thù.
(2) Hồ sơ phải chuẩn bị thế nào.
Hồ sơ đăng ký thành lập công ty không thuần túy là mẫu điền thông tin thông thường mà là tài liệu thể hiện đầy đủ các thông tin để chứng tỏ rằng đã đáp ứng đúng, đủ các điều kiện thành lập theo quy định của pháp luật như tại bước 2. Để có bộ hồ sơ khả thi thì ngoài việc đáp ứng đúng quy định thì những thông tin, tài liệu thể hiện trong hồ sơ còn được thiết lập mang tính kinh nghiệm của người soạn thảo thì sẽ mang lại tính chuẩn xác tối đa cho bộ hồ sơ. Nếu không đáp ứng yêu cầu này thì hồ sơ có thể bị yêu cầu sửa đổi, thậm chí nhiều lần.
Bước 4. Nộp, theo dõi hồ sơ, nhận kết quả
- Nộp hồ sơ.
Hồ sơ hoàn chỉnh sẽ được scan và tải lên mạng đăng ký online. Sau khi có thông báo hồ sơ hợp lệ thì bản cứng (giấy) sẽ được nộp tại bộ phận một cửa của Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
- Theo dõi và xử lý phát sinh.
Theo quy định thì thời hạn giải quyết hồ sơ là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Tuy nhiên, thời hạn trên chỉ đảm bảo trong trường hợp hồ sơ không bị sửa đổi.
- Kết quả của hồ sơ gồm những gì.
(1) Kết quả của quá trình thẩm định hồ sơ là: Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mã số của giấy này đồng thời là mã số thuế của công ty. Mã số này có hiệu lực trên toàn quốc.
(2) Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì sẽ làm thủ tục công bố thành lập và làm con dấu công ty, thông báo sử dụng mẫu dấu (con dấu sẽ có hiệu lực sử dụng sau khi thông báo sử dụng mẫu dấu được đăng tải công khai trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp - thông thường sau 3 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ thông báo con dấu.
Bước 5. Các công việc cần làm sau khi hoàn thành thủ tục thành lập.
- Thuế, phí
(1) Đối với việc khai và nộp phí môn bài được thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
(2) Việc kê khai các loại thuế khác đã được thực hiện tự động giữa cơ quan đăng ký với cơ quan thuế.
- Đăng ký chữ ký điện tử.
Công ty sẽ chọn đơn vị cung cấp có chức năng để đăng ký chữ ký điện tử giao dịch.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn
Công ty sẽ lựa chọn loại hình hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn điện tử sau đó thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng. Doanh nghiệp thành lập từ thời điểm 01/11/2018 bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
- Tài khoản Ngân hàng
Việc mở tài khoản ngân hàng sẽ được thực hiện sau thành lập để giao dịch về thuế và với khách hàng.
- Giấy phép điều kiện.
Trường hợp công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh có điều kiện thì sau khi hoàn thành thủ tục thành lập sẽ thực hiện bước tiếp theo là xin cấp phép tương ứng với lĩnh vực kinh doanh đã được thể hiện trên chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
